Vzw? Zorg dat deze 7 verplichtingen in orde zijn

Een sportclub, een jeugdvereniging, een goed doel steunen, … het gebeurt allemaal meestal onder de juridische vorm van een vereniging zonder winstoogmerk of vzw. Dergelijke vzw’s overleven vaak door de steun van personen die zich onbaatzuchtig inzetten voor de vzw. Dit houdt niet alleen in dat ze zich moeten bezighouden met de eigenlijke activiteiten van de vzw, maar ook met alle administratieve verplichtingen die hierbij komen kijken.  

Graag helpen we een handje door een overzicht te geven van de zaken die je niet uit het oog mag verliezen. Besteed hier zeker de nodige aandacht aan aangezien je als bestuurder van de vzw aansprakelijk kan worden gesteld indien de nodige zaken niet in orde zijn.  

Aan welke verplichtingen moet je als vzw voldoen? 

1. Opmaken jaarrekening 

Net zoals iedere andere rechtspersoon dient een vzw een boekhouding bij te houden en moet er een jaarrekening worden opgemaakt. Indien het een micro of kleine vzw betreft, volstaat een vereenvoudigde boekhouding.  

De boekhouding en begroting worden opgemaakt door het bestuur van de vzw. Vervolgens moet de algemene vergadering de jaarrekening van het afgelopen boekjaar en het budget voor het komende boekjaar goedkeuren. Daarna kan de jaarrekening worden neergelegd bij de Nationale Bank of de ondernemingsrechtbank. De algemene vergadering verleent ook kwijting aan de bestuurders. De algemene vergadering moet uiterlijk zes maanden na het afsluiten van boekjaar plaatsvinden.  

2. Aangifte rechtspersonenbelasting 

Naast de jaarrekening moet er ook een aangifte in de rechtspersonenbelasting worden ingediend. Rechtspersonen zoals een vzw zijn namelijk onderworpen aan de rechtspersonenbelasting en dit in tegenstelling tot vennootschappen die vennootschapsbelasting betalen.  

⚠️ Let wel op dat wanneer jouw vzw toch voornamelijk economische of handelsactiviteiten uitoefent, je mogelijks toch nog onder het toepassingsgebied van de vennootschapsbelasting kan vallen. Het louter gebruikmaken van een vzw om aan de vennootschapsbelasting te ontsnappen werkt dus niet.  

De meeste inkomsten van de vzw zullen echter niet effectief belastbaar zijn in de rechtspersonenbelasting. Toch moet er in dat geval een nihilaangifte worden ingediend. Als je dat niet doet riskeer je een boete.  

3. Jaarlijkse taks ter vergoeding van de successierechten (patrimoniumtaks) 

Een andere fiscale verplichting waarmee je rekening moet houden is de jaarlijkse taks ter vergoeding van de successierechten, ook wel gekend als patrimoniumtaks. Kort gezegd betaalt jouw vzw een belasting op het vermogen dat het aanhoudt indien dit meer dan €50.000 bedraagt.  

De patrimoniumtaks heeft vanaf 2024 wat veranderingen ondergaan waarover je meer kan lezen in een artikel dat wij reeds eerder publiceerden.  

4. Ledenregister 

Verder is een vzw verplicht om een ledenregister bij te houden. Hierin moet de naam, het adres en de toetredingsdatum van het lid worden opgenomen. Het betreft hier de werkende leden die ook stemrecht hebben op de algemene vergadering. Je kan het dus een beetje vergelijken met de aandeelhouders van een vennootschap.  

Je moet dus niet alle aangesloten leden opnemen in het ledenregister. Een voetbalclub moet dus bv. niet alle spelers opnemen in het ledenregister (de zogenaamde ‘toegetreden leden’), maar enkele deze betrokken bij de effectieve werking van de vzw.  

5. Wijziging bestuur 

Het bestuur van een vzw moet in principe uit minstens drie bestuurders bestaan. Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de vzw. Het benoemen van de bestuurders is de bevoegdheid van de algemene vergadering. Wanneer een bestuurder wordt benoemd of ontslagen moet dit ook worden bekendgemaakt.  

6. UBO-register 

Net zoals vennootschappen moeten ook vzw’s hun uiteindelijke begunstigden registreren in het UBO-register. Bij vennootschappen gaat dit in de meeste gevallen over de aandeelhouders. 

Aangezien een vzw geen aandeelhouders kent, moeten andere personen worden aangeduid als UBO. Daarom moet je bij de vzw de leden van de raad van bestuur of personen die op een andere manier gemachtigd zijn om de vzw te vertegenwoordigen of het dagelijks bestuur kunnen waarnemen aanduiden als UBO.  

Deze informatie zal ook jaarlijks moeten worden bevestigd. Wanneer er wijzigingen plaatsvinden (bv. vervanging bestuur), moet dit binnen de maand worden doorgegeven aan het UBO-register.  

7. Statuten 

Als vzw is het ook belangrijk om jouw statuten up-to-date te houden. In het kader van de invoering van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen zijn er ook wijzigingen doorgevoerd aan de wetgeving inzake vzw’s.  

Daarom moest je in principe tegen uiterlijk 1 januari 2024 jouw statuten herzien (waar nodig). Mocht dit nog niet zijn gebeurd zouden wij aanraden om dit zo snel als mogelijk te doen. Daarnaast moet je er in ieder geval over waken dat de statuten van de vzw zijn afgesteld op de effectieve werking van de vzw.