Recuperatie buitenlandse btw: hoe en waar vraag ik terug?

België is geen groot land. Vandaar is het niet ondenkbaar dat je als ondernemer wel eens voor zaken in het buitenland bent. Misschien moet je op een businesstrip naar Nederland of tank je wel eens in Luxemburg. Op deze kosten zal je ook btw betalen. Geen Belgische btw, maar buitenlandse btw. Als het zakelijke kosten betreft, kan je deze btw echter recupereren, net zoals dit het geval zou zijn voor Belgische btw.  

De procedure om deze btw terug te vragen is in de meeste gevallen wel wat omslachtiger dan bij btw die in België betaald werd. In België zal je namelijk sowieso periodiek een btw-aangifte indienen waarin je de btw die je hebt betaald kan verrekenen. Voor buitenlandse btw is dit niet het geval, tenzij je in het betrokken land reeds btw-plichtige bent en ook daar btw-aangiftes indient.  

Daarom moet je er ook over waken dat de kosten die gepaard gaan met het terugvragen van de btw niet hoger oplopen dan de btw die je uiteindelijk zal terugkrijgen. In ieder geval bedraagt de minimumgrens € 50 aan terug te vragen btw.  

• Lees ook: Nieuw dubbelbelastingverdrag België-Nederland: wat betekent dit voor u?

Waar dien ik de aanvraag in? 

Voor de terugvraag van btw die werd betaald in andere Europese landen moet je een aanvraag indienen bij jouw lokale btw-administratie. Je dient dus gewoon een aanvraag in bij de Belgische administratie. Niet via jouw periodieke btw-aangifte, maar via een aparte aanvraag. Vervolgens zal de Belgische administratie deze aanvraag doorspelen aan de administratie van het betrokken land. De buitenlandse administratie heeft vervolgens vier maanden de tijd om de aanvraag te behandelen. Alvorens de aanvraag te beoordelen kan het ook zijn dat bijkomende inlichtingen worden opgevraagd om het verzoek te kunnen beoordelen. Bij een positieve uitkomst mag je de terugbetaling binnen de tien dagen verwachten.   

In tegenstelling tot jouw Belgische btw-aangiften, moet een terugvraag niet periodiek worden ingediend. Wel staat er een vervaldag op de terugvraag. Dit is namelijk 30 september van het jaar volgend op de factuurdatum. Stel dat je in 2022 kosten hebt gemaakt waarop buitenlandse btw werd geheven, dan heb je dus nog tot 30 september 2023 om hiervoor een teruggave aan te vragen. Laattijdige aanvragen worden per definitie geweigerd.