Vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen

Werknemers die voor hun beroep naar het buitenland reizen, kunnen de kosten die ze in dit verband maken vergoed krijgen. Aangezien deze vergoedingen geacht worden louter reeds gemaakte kosten terug te betalen, zijn de vergoedingen niet belastbaar noch aan sociale bijdragen onderworpen. Ze zijn echter wel aftrekbaar in hoofde van de werkgever. Hierbij moeten wel telkens de nodige grenzen worden nageleefd.

Er wordt een opdeling gemaakt tussen de kosten van verblijf enerzijds en de dagdagelijkse kosten (maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven) anderzijds.

Het is van belang dat de bedragen voor verblijfkosten maximumbedragen zijn die mogen worden toegekend. Dit betekent dat nog steeds bewijsstukken moeten worden aangeleverd om de bedragen te staven en dat ze maximaal – belastingvrij – kunnen worden terugbetaald op basis van deze grensbedragen. De dagdagelijkse kosten daarentegen zijn wel forfaitaire bedragen en vereisen dus niet noodzakelijk bewijsstukken. Uiteraard moet u wel kunnen aantonen dat u effectief een buitenlandse dienstreis heeft gemaakt om zodoende aanspraak te maken op de onkostenvergoedingen.

Verder wordt voor de dagdagelijkse kosten ook nog een opdeling gemaakt naargelang de dienstreis meer of minder dan 30 dagen duurt.

Tot slot wordt nog een onderscheid gemaakt naargelang het land van de dienstreis op basis van de levensduurte van het betrokken land.

Hieronder kan u een overzicht terugvinden voor onze buurlanden:

Land

Verblijfkosten

Dagdagelijkse kosten (=/<30 dagen)

Dagdagelijkse kosten (>30 dagen)

Nederland

€160

€93

€56

Duitsland

€130

€93

€56

Luxemburg

€200

€92

€55

Frankrijk

€160

€95

€57

Verenigd Koninkrijk

€190

€101

€61

 

De volledige lijst met alle landen zoals die op vandaag van toepassing is, kan u terugvinden in het Ministerieel Besluit van 2 juli 2018.

Als u uw werknemer reeds een forfaitaire vergoeding toekent ter dekking van kosten die ook onder voornoemde categorieën vallen (bv. maaltijdcheques vs dagdagelijkse kosten), moet de forfaitaire vergoeding worden verminderd.

Blijf up to date!

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks de belangrijkste updates!

Bij inschrijving gaat u akkoord met de privacyverklaring.