A. Toepassingsgebied
De verplichting voor de inschrijving van de uiteindelijke begunstigde in het UBO-register is verplicht voor:
- Vennootschappen
- Trust, fiducie of soortelijke juridische constructie
- (internationale) Vzw en stichting
B. Identificatie van de uiteindelijke begunstigde
De wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn. De uiteindelijke begunstigde is altijd een natuurlijke persoon.
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen:
- De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden, dit wil zeggen meer dan 25 % van de stemrechten of de aandelen;
- Een of meerdere natuurlijke personen die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen;
- Indien niemand van de hierboven bedoelden personen wordt geïdentificeerd, is de uiteindelijke begunstigde de persoon of de personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie:
- De oprichters;
- De fiduciebeheerder of trustee;
- De eventuele protector;
De begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaak is;
- Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefenen.
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van VZW en stichting:
- De bestuurders;
- De personen belast met het dagelijks bestuur;
- De stichters van een stichting;
- De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
- Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.
Deze categorieën zijn cumulatief en moeten dan ook altijd allemaal gecontroleerd worden.
C. Formaliteiten
Nadat u de uiteindelijke begunstigde heeft geïdentificeerd, moeten een aantal formaliteiten doorlopen worden.
U moet:
- Ervoor zorgen dat een wettelijke vertegenwoordiger (zaakvoerder/bestuurder) of een gevolmachtigde met een e-ID de informatie invult in het UBO-register via MyMinFin.
- De categorie bepalen waaronder de uiteindelijke begunstigde valt. Zie hiervoor punt B.
- Beschikken over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijke begunstigde van uw organisatie en van alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen. De volgende informatie moet zeker worden doorgegeven:
- Naam, geboorteplaats en –datum, nationaliteit, adres
- Datum vanaf wanneer men uiteindelijke begunstigde is geworden
- Percentage van aandelen of stemrechten
- Beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat uw informatie toereikend, accuraat en actueel is;
- Ervoor zorgen dat u procedures uitwerkt binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.
D. Uiterste datum
Deze verplichtingen moet u vervullen vóór 31 maart 2019.
Van belang te weten is dat de verplichtingen die opgelegd worden betreffende het UBO-register geen eenmalige actie vereist maar de informatie op permanente basis moet worden overgemaakt. Zo zal u ieder jaar opnieuw moeten bevestigen of de situatie zoals doorgegeven nog actueel is en moet u iedere wijziging in de identificatie van de uiteindelijke begunstigde worden meegedeeld binnen de maand volgend op de wijziging.
Wie de verplichtingen niet naleeft, riskeert een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro en een strafrechtelijke boete van 400 tot 40.000 euro. Tijdig actie ondernemen is dus de boodschap.
Hieronder vindt u nog enkele nuttige links naar de website van de FOD:
- Officiële website FOD Financiën: https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register
- FAQ: https://financien.belgium.be/sites/default/files/20181017_FAQ_NL_UBO.PDF
Bij vragen of opmerkingen, neem dan zeker contact op met uw dossierbeheerder.
