Onkostenvergoeding binnenlandse dienstreizen

2018-03-30

Indien u bedrijfsleider bent van een vennootschap, mag uw vennootschap onder bepaalde omstandigheden ‘binnenlandse dagvergoedingen’ (maaltijdvergoedingen) toekennen.

Op 1 september 2017 ging een nieuw Koninklijk Besluit (KB) van kracht dat de toelagen en vergoedingen van ambtenaren vastlegt, hetwelk ook doorwerkt naar ondernemingen. De bedragen en voorwaarden waaronder dagvergoedingen kunnen worden toegekend zijn nog niet zo lang geleden door de belastingadministratie bevestigd. Daarom ons voorstel om vanaf 1 januari 2018 met de nieuwe regels rekening te houden voor dienstreizen in België:

De dienstverplaatsing moet minstens 6 uur duren (vanaf het vertrek tot de terugkeer).
Naar aanleiding van de dienstverplaatsing mag geen ander voordeel of vergoeding ter compensatie van een maaltijdkost worden toegekend (bv. maaltijdcheques).
Indien aan bovenstaande voorwaarden voldaan is, kan een bedrag van € 16,73 (geïndexeerd) per dag belastingvrij worden toegekend (in plaats van € 19,99). Deze vergoeding dekt de kosten voor eten en drinken onderweg.

Bovendien voorziet het KB in de mogelijkheid om een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen indien de aard van de functie zelf impliceert dat men regelmatig extern prestaties levert. Het maandforfait wordt best bepaald op basis van een steekproef waarbij u gedurende enkele maanden bijhoudt hoeveel dienstverplaatsingen, zónder de voorwaarde wat betreft de duurtijd van 6 uur, in aanmerking komen voor deze forfaitaire vergoeding. Bv: een bezoek van een reizend “sales”-personeelslid aan een klant van slechts twee uur kwalificeert als dienstreis. De maandelijkse vergoeding is wel beperkt tot 16 keer het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding (€ 16,73 x 16 dagen = maximum € 267,68).

U kan uiteraard afwijken van de forfaitaire bedragen wanneer op basis van bewijsstukken kan worden aangetoond dat de werkelijk gemaakte kosten de forfaitaire vergoedingen overstijgen. De verplaatsingen moeten in dat geval wel meer dan 6 uur geduurd hebben.

Wij brengen ook de 40-dagen regel nog even in herinnering: een binnenlandse maaltijdvergoeding in verband met dienstverplaatsingen kan niet worden toegekend wanneer de verplaatsing moet worden beschouwd als een vaste plaats van tewerkstelling in toepassing van de regel van de 40 dagen: er mogen geen dagvergoedingen worden toegekend voor verplaatsingen naar een klant waar u meer dan 40 dagen per kalanderjaar aanwezig bent.

Bij vragen of opmerkingen, neem dan zeker contact op met uw dossierbeheerder.