Kent u het verschil tussen een kasboek en dagontvangstenboek?

2020-03-03

In sommige bedrijven – zoals de horeca, slagers, bakkers,… – vinden veel contante betalingen plaats. Het bijhouden van in- en uitgaande kasbewegingen moet met de nodige zorg gebeuren. Op die manier vermijdt u vervelende discussies en eventuele boetes tijdens een fiscale controle.

Situering

De boekhoudwetgeving verplicht elke vennootschap om een aankoopdagboek, een verkoopdagboek en een financieel dagboek bij te houden. Het financieel dagboek bestaat uit de bankuittreksels en een kasboek. Heel wat zelfstandigen denken dat een kasboek hetzelfde is als een dagontvangstenboek. Maar is dit ook zo? Zoniet, wat zijn de verschillen tussen beide?

Het kasboek

Het kasboek is een onderdeel van het financieel dagboek. In dit document moet een belastingplichtige alle in- en uitgaande kasbewegingen bijhouden, ongeacht of hiervoor een factuur werd opgesteld, zoals bijvoorbeeld:

  • Een klant of leverancier die een contante betaling doen
  • Geld dat u uit de kassa neemt om een leverancier te betalen bij een levering van goederen
  • Geld dat u uit de kassa neemt voor een privé-betaling
  • Geld dat u van uw bankrekening haalt en in de kassa stort

U bent niet verplicht om een kasregister – een echt kassasysteem – te hebben. U mag cash geld gewoon in een kistje bewaren. Een kasregister is wel verplicht wanneer er veel kasbewegingen zijn.

Ook goed om weten is dat een kasboek op papier of digitaal mag. In het laatste geval moet u er wel op letten dat de inschrijvingen niet meer gewijzigd kunnen worden.

Het dagontvangstenboek

Als u contante verkopen hebt (dit zijn verkopen zonder factuur), dan bent u verplicht om een dagontvangstenboek te hebben. Let wel: het gaat hier niet enkel om verkopen die cash betaald worden (en dus in het kasboek genoteerd worden), maar ook om verkopen zonder factuur die via een bankkaart afgerekend worden (en dus niet in het kasboek komen).

Deze verplichting geldt niet wanneer u een geregistreerd kassasysteem (GKS) hebt (de zogenaamde witte kassa) of wanneer u een btw-forfait toepast.

Een dagontvangstenboek moet bijgehouden worden per bedrijfszetel of per vestiging. Heeft u meerdere vestigingen, dan bent u verplicht om een papieren centralisatiedagboek bij te houden, waarin u alle inschrijvingen van de verschillende vestigingen centraliseert. U moet uw ontvangsten per dag in het dagontvangstenboek inschrijven, opgesplitst per btw-tarief. Als u een kasregister heeft, dan is het voldoende om de totalen per btw-tarief over te nemen.

Belangrijk om te vermelden is dat u verkopen van meer dan 250 euro (inclusief btw) apart moet inschrijven in het dagontvangstenboek, met een omschrijving van de verkochte goederen (tenzij die omschrijving al op het kasticket vermeld staat).

Besluit

Het is de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige dat kasbewegingen steeds nauwkeurig bijgehouden worden in de boeken.

De boekhouding moet steeds volledig zijn, met een duidelijk overzicht van alle verrichtingen en andere boekhoudbestanddelen. Elke verrichting – en dus ook elke beweging in sectoren waar dit gangbaar is – moet getrouw en volledig worden ingeschreven in een dagboek. Deze verplichting geldt trouwens ook bij een vereenvoudigde boekhouding.

Bij vragen of opmerkingen, neem dan zeker contact op met uw dossierbeheerder.