Ficheverplichting voor onkostenvergoedingen vanaf 2022

Maakt uw werknemer of bedrijfsleider onkosten dewelke eigen aan de werkgever zijn – m.a.w. dewelke een beroepskost zijn voor de werkgever (bv. restaurantkosten inzake diner met cliënten) -, dan zullen deze onkosten in principe worden terugbetaald door de werkgever.

Deze onkostenvergoeding is in principe vrijgesteld van sociale bijdrage en belastingen aangezien het een vergoeding voor gemaakte kosten is en geen loon als dusdanig. De onkostenvergoeding kan de vorm aannemen van de effectieve terugbetaling van de gemaakte kosten op basis van de aangeleverde bewijsstukken (facturen/bonnetjes) of kan onder de vorm van een forfaitaire onkostenvergoeding.

Tot eind vorig jaar diende ook reeds te worden vermeld of u een onkostenvergoeding ontving. Het effectieve bedrag moest echter enkel worden opgenomen in geval van forfaitaire onkostenvergoedingen dewelke niet steunden op algemeen aanvaarde vergoedingen (bv. maximumbedragen voor buitenlandse dienstreizen, etc.).

Kende u een forfaitaire vergoeding toe die hier wel onder viel of deed u een terugbetaling op basis van effectieve bewijsstukken (bv. restaurantrekening, factuur vliegmaatschappij, etc.), dan moesten deze bedragen niet verplicht worden opgenomen op de verloningsfiche.

Vanaf dit jaar bent u echter verplicht om alle onkostenvergoedingen op te nemen op fiche. Dus zowel de effectieve terugbetaling van gemaakte kosten, als een forfaitaire vergoeding voor deze kosten.

Dit maakt het geheel op zich iets duidelijker aangezien er niet langer discussie kan bestaan over het feit of de onkostenvergoeding al dan niet op fiche moet worden gezet.

Stel dat u deze verplichting niet nakomt, dan zal de administratie u een administratieve boete kunnen opleggen. Er werd ook reeds aangekondigd dat zowel de fiscale administratie als de RSZ hier voortaan strenger op zullen controleren.

Voormelde betekent ook dat het misschien wel het aangewezen ogenblik is om eens na te gaan of de (forfaitaire) onkostenvergoedingen dewelke u aan uw personeel betaalt, te verantwoorden zijn. Zo niet, kan het wel eens zijn dat u bij een controle tegen de lamp loopt en de onkostenvergoeding wordt gekwalificeerd als loon, met alle (para)fiscale gevolgen van dien.

In vele gevallen wordt voor de loonadministratie beroep gedaan op een externe partij. Het is dan zeker van belang om hen van de nodige informatie te voorzien zodat zij kunnen verzekeren dat alle nodige onkostenvergoedingen correct worden opgenomen. Desgevallend moeten de nodige procedures worden geïmplementeerd zodat kan worden verzekerd dat alle onkostenvergoedingen (tijdig) aan de loonadministratie worden gecommuniceerd.